Crise sanitaire, crise humanitaire et migratoire, crise du personnel… Ces dernières années ont été particulièrement compliquées pour les administrations communales qui ont été mises à rude épreuve et particulièrement isolées les unes des autres.

Alors que les crises se succèdent et ne se ressemblent pas, les responsables des services doivent faire preuve de disponibilité, de flexibilité et garder une position de leader convaincant et convaincu. Chaque commune doit, souvent dans l’urgence, adapter sa propre réponse à des situations toujours inédites. 

Retrouvez-vous enfin et prenez le temps de vous poser pour discuter, échanger et élaborer ensemble des pistes de solution pour affronter plus sereinement des situations de crises !

Nous vous proposons une journée, consacrée aux responsables des services état civil et population. Une journée pour prendre du recul et profiter des expériences des autres pour être chacun plus fort, ensemble.

Une matinée consacrée aux expériences de gestion de crise

La matinée sera consacrée aux expériences de chacun dans la gestion des différentes crises. Plusieurs groupes de travail se formeront autour de nos orateurs, des responsables de service qui se sont investis dans la gestion des difficultés rencontrées ces deux dernières années, pour échanger ensemble et tirer des enseignements collectifs des expériences de chacun.

Un échange en séance plénière est également prévu pour assurer un partage maximal des bonnes pratiques et des bonnes idées.

Une après-midi axée sur des outils pratiques

Plusieurs workshops parallèles seront proposés aux participants.

 - Un workshop consacré à l’approche appréciative au sein des communes

Le premier postulat de la Démarche appréciative ("Appreciative Inquiry") est que chaque organisation a quelque chose qui fonctionne bien, qui lui donne vie, efficacité et lui assure des succès. Cette démarche commence par la découverte de ce qui est positif et qui fonctionne déjà dans le cadre de la mission et des objectifs que se donne la structure ou l’équipe.

C’est ce « noyau de réussite » qui sert de point d’appui énergisant et inspirant pour l’élaboration de nouveaux projets.

- Un workshop consacré à l’importance des outils RH pour la gestion du personnel

Les crises auxquelles doit faire face le service ébranlent les agents dans le cadre professionnel et également parfois dans leur sphère privée. Être agent communal est parfois une vocation mais reste toujours un travail . Et comme pour tout travail, l’employé doit trouver un équilibre pour pouvoir fonctionner de façon agréable. Le dialogue avec les responsables, la prévisibilité du contenu de la fonction, entre autres, sont des éléments indispensables pour une bonne relation entre les guichetiers et les responsables.

- Un workshop consacré à l’élaboration des marchés publics

Il peut arriver que l’on constate pendant une crise que la commune n’est pas suffisamment adéquatement équipée et qu’il faille organiser des marchés publics pour l’une ou l’autre fourniture. Parfois même, des subsides peuvent être obtenus auprès des autorités régionales ou fédérales pour des solutions qui nécessitent le recours à la procédure des marchés publics. Mais comment, dans l’urgence et la nécessité, remplir correctement un cahier des charges ? Même s’il n’est pas, dans la plupart des cas, directement responsable de cette tâche, le responsable du service devra souvent donner son point de vue et attirer l’attention sur les éléments qui lui semblent importants. Ce workshop se penchera sur cette question.

- Un workshop consacré à la crise Ukrainienne

Cinq mois après le début de l’accueil des réfugiés ukrainiens, il est intéressant de faire le point sur la stratégie globale qui a été mise en place et comment cette stratégie a été concrètement implémentée dans les communes. Le but de ce workshop est de mettre en évidence les difficultés rencontrées et les bonnes pratiques.

- Un workshop consacré aux crises informatiques

Aucune commune n’est à l’abri d’une panne informatique, d’une attaque cybercriminelle ou d’une perte de données massive. Ce workshop a pour vocation de planifier cette crise et essayer de minimiser au maximum son impact sur le travail. La première partie sera consacrée à la gestion de la crise (détermination des assets critiques, élaboration de plans de remédiation) et la seconde partie se concentrera sur la security awareness.

- Un workshop consacré à la planification d’urgence

Les crises se succèdent et ne se ressemblent pas toujours. Néanmoins, une commune préparée est plus à même à assurer la continuité du service public, même en cas de crise majeure. Ce workshop est consacré à la planification et se voudra pratique. Une analyse de la crise des inondations viendra illustrer le propos des orateurs.

Mais avant tout, cette journée sera l’occasion de partager des moments de discussions informelles après tant de temps sans y être autorisés.

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